Software voor het opstellen van veiligheidsinformatiebladen: hoe te kiezen in 2026

Wie heeft er daadwerkelijk VIB-software nodig?

Krachtens artikel 31 van REACH moet elke leverancier die een gevaarlijke stof of een gevaarlijk mengsel op de EU-markt brengt, een veiligheidsinformatieblad aan zijn afnemers verstrekken. Dit geldt voor fabrikanten, importeurs, formuleerders, private-labelmerken en distributeurs die producten opnieuw etiketteren of herverpakken.

Een beperkt aantal producten kan door een adviseur worden beheerd. Software loont zodra aan een van de volgende voorwaarden wordt voldaan: u heeft meer dan een paar producten, u verkoopt aan meerdere EU-landen, of uw documenten moeten regelmatig worden bijgewerkt na wijzigingen in de samenstelling of wetgeving. In de praktijk bereiken de meeste bedrijven dit punt zodra zij beginnen met exporteren.

1. Het berekent de CLP-indeling en kopieert deze niet simpelweg

De kern van een veiligheidsinformatieblad is rubriek 2. Voor een mengsel volgt de indeling uit de bestanddelen volgens de CLP-regels: optelformules, generieke en specifieke concentratiegrenzen (SCL's), M-factoren voor aquatische toxiciteit en de overbruggingsbeginselen. Een tool waarin u enkel de H-codes kunt intypen, is een teksteditor, geen VIB-software.

Vraag de leverancier om het berekeningstraject voor een echt mengsel te tonen. U moet kunnen zien welk bestanddeel het mengsel over welke drempelwaarde heeft gebracht.

2. Het past geharmoniseerde indelingen automatisch toe

Enkele duizenden stoffen hebben een wettelijk bindende indeling in bijlage VI bij CLP. Deze vermeldingen, inclusief de SCL's, M-factoren en noten, moeten exact worden overgenomen. Elke aanpassing aan de technische vooruitgang (ATP) wijzigt de lijst, waardoor de gegevensbron en het bijwerkingsritme belangrijker zijn dan de gebruikersinterface.

Controleer hoe de software omgaat met een CAS-nummer met meerdere rijen in bijlage VI, en of ingetrokken vermeldingen worden uitgesloten. Dit zijn de situaties waarin spreadsheets en algemene software ongemerkt fouten maken.

3. Officiële formuleringen in elke taal

H-, EUH- en P-zinnen hebben één officiële bewoording per EU-taal, gepubliceerd in de CLP-bijlagen. Een auditor of klant herkent een geparafraseerde gevarenaanduiding onmiddellijk. Vraag waar de zinnencatalogus vandaan komt en hoe wordt omgegaan met talen zonder officiële vertaling.

4. Taal en land van bestemming worden gescheiden gehouden

Een Duitstalig veiligheidsinformatieblad voor Oostenrijk is niet hetzelfde als een blad voor Duitsland. De taal bepaalt de bewoordingen, terwijl het land van bestemming de wettelijke inhoud bepaalt:

Goede software vraagt naar beide gegevens en vult deze rubrieken in op basis van landspecifieke gegevens. Minder geschikte software vertaalt de wettelijke verwijzingen van het herkomstland naar de nieuwe taal, wat leidt tot een veiligheidsinformatieblad waarin wetten van het verkeerde land worden aangehaald.

5. Het kan uitgaan van uw bestaande veiligheidsinformatiebladen

De meeste bedrijven beginnen niet bij nul. Zij beschikken over veiligheidsinformatiebladen van leveranciers, oude interne versies of documenten van een eerdere adviseur. Ga na of de software een bestaand PDF-bestand kan inlezen, correcte oorspronkelijke teksten behoudt en alleen aanpast wat vereist is voor de herziening of het bestemmingsland. Het handmatig opnieuw invoeren van zestien rubrieken vormt het grootste deel van de verborgen kosten bij het opstellen van VIB's.

6. Vervoersgegevens volgen uit de indeling

Rubriek 14 vereist het VN-nummer, de officiële vervoersnaam, de gevarenklasse en de verpakkingsgroep volgens het ADR. De vervoersindeling is een afzonderlijk systeem (VN-modelvoorschriften, ADR/RID/ADN, IMDG, ICAO-TI): deze moet consistent zijn met de CLP-indeling, maar vloeit hier niet automatisch uit voort. Software dient de vermeldingen voor te stellen op basis van de actuele ADR-tabellen, waarna een ter zake kundig persoon deze bevestigt.

7. Elke rubriek blijft zichtbaar en bewerkbaar

De leverancier is verantwoordelijk voor het veiligheidsinformatieblad, niet de softwareleverancier. Een ter zake kundig persoon moet elk veld kunnen controleren en aanpassen voordat het PDF-bestand wordt vrijgegeven, en het systeem moet eerdere versies bewaren in plaats van deze te overschrijven.

8. Een duidelijke prijs per voltooid veiligheidsinformatieblad

Er zijn drie gangbare prijsmodellen: een jaarlijkse licentie, een maandelijks abonnement met limieten op producten of talen, en een prijs per voltooid veiligheidsinformatieblad. Licenties lijken vaak voordelig totdat u taalpakketten, extra gebruikers en minimale contractduren meerekent. Herleid het aanbod altijd naar de kosten per product per taal.

SDS Studio™ hanteert het derde model: €59 + btw per veiligheidsinformatieblad, per product en taal, zonder abonnement. Elk bedrijf kan één volledig project kosteloos en zonder betaalkaart uitvoeren voordat er iets in rekening wordt gebracht.

Controlelijst voor demonstraties: beoordeel elke leverancier

Breng één reëel, complex mengsel mee naar elke demonstratie en controleer wat daadwerkelijk functioneert:

• De CLP-mengselindeling wordt berekend en de berekeningsstappen zijn inzichtelijk.
• Geharmoniseerde gegevens uit bijlage VI, SCL's en M-factoren worden automatisch toegepast.
• Fysische gevaren worden niet klakkeloos overgenomen van bestanddelen.
• H-, EUH- en P-zinnen bevatten de officiële wettelijke tekst in elke taal.
• Het land van bestemming wordt afzonderlijk van de documenttaal geselecteerd.
• Een bestaand VIB-bestand kan als PDF worden geïmporteerd en waar juist worden behouden.
• ADR-gegevens voor rubriek 14 worden voorgesteld op basis van de indeling.
• Elke rubriek kan worden bewerkt en eerdere versies blijven bewaard.
• U kunt de exacte kosten per voltooid veiligheidsinformatieblad in één taal bepalen.

Software die zeven of meer punten behaalt, is geschikt voor een proefproject. Bij minder dan vijf punten zult u het regelgevende werk alsnog handmatig moeten verrichten.

Veelgestelde vragen