Software zur Erstellung von Sicherheitsdatenblättern: Auswahlkriterien für 2026

Wer benötigt Software zur SDB-Erstellung?

Gemäß Artikel 31 der REACH-Verordnung muss jeder Lieferant, der einen gefährlichen Stoff oder ein gefährliches Gemisch im EU-Markt in Verkehr bringt, seinen Abnehmern ein Sicherheitsdatenblatt zur Verfügung stellen. Das betrifft Hersteller, Importeure, Formulierer, Eigenmarkeninhaber und Händler, die Produkte umkennzeichnen oder umverpacken.

Einige wenige Produkte können von einem externen Berater bearbeitet werden. Eine Software rechnet sich, sobald eine dieser Bedingungen zutrifft: Sie führen mehr als nur wenige Produkte, Sie vertreiben in mehrere EU-Länder oder Ihre Datenblätter erfordern regelmäßige Aktualisierungen aufgrund veränderter Rezepturen oder Rechtsvorschriften. In der Praxis erreichen die meisten Unternehmen diesen Punkt, sobald sie mit dem Export beginnen.

1. Automatische Berechnung der CLP-Einstufung

Das Kernstück eines Sicherheitsdatenblatts ist Abschnitt 2. Bei Gemischen ergibt sich die Einstufung aus den Inhaltsstoffen nach den CLP-Vorschriften: Additivitätsformeln, allgemeine und spezifische Konzentrationsgrenzwerte (SCLs), M-Faktoren für Gewässergefährdung sowie Übertragungsgrundsätze. Ein Programm, in dem H-Sätze lediglich manuell eingetragen werden, ist ein Texteditor, keine SDB-Software.

Lassen Sie sich vom Anbieter den Berechnungsweg für ein reales Gemisch vorführen. Es muss nachvollziehbar sein, welcher Inhaltsstoff das Gemisch über welchen Grenzwert gebracht hat.

2. Automatische Anwendung harmonisierter Einstufungen

Mehrere tausend Stoffe besitzen eine rechtsverbindliche Einstufung in Anhang VI der CLP-Verordnung. Diese Einträge, einschließlich ihrer spezifischen Konzentrationsgrenzwerte, M-Faktoren und Anmerkungen, müssen exakt übernommen werden. Jede Anpassung an den technischen Fortschritt (ATP) ändert diese Liste. Daher sind Datenquelle und Aktualisierungsintervall wichtiger als die Benutzeroberfläche.

Prüfen Sie, wie die Software CAS-Nummern mit mehreren Anhang-VI-Einträgen behandelt und ob aufgehobene Einträge ausgeschlossen werden. Bei diesen Fällen treten in Tabellenkalkulationen und generischen Programmen häufig unbemerkte Fehler auf.

3. Amtliche Standardphrasen in jeder Sprache

Für H-, EUH- und P-Sätze gibt es für jede EU-Sprache genau einen verbindlichen Wortlaut, der in den CLP-Anhängen festgelegt ist. Prüfbehörden und Fachabnehmer erkennen eigenmächtig formulierte Gefahrenhinweise unmittelbar. Erkundigen Sie sich nach der Herkunft des Phrasenkatalogs und dem Verfahren bei Sprachen, für die kein amtlicher Text hinterlegt ist.

4. Getrennte Handhabung von Sprache und Bestimmungsland

Ein deutschsprachiges Sicherheitsdatenblatt für Österreich unterscheidet sich von einem Datenblatt für Deutschland. Die Sprache bestimmt den Wortlaut, während das Bestimmungsland die länderspezifischen Inhalte vorgibt:

Leistungsfähige Software fragt beide Angaben getrennt ab und befüllt diese Abschnitte mit nationalen Daten. Unzureichende Programme übersetzen lediglich die Rechtsverweise des Ursprungslandes, wodurch Gesetze des falschen Landes zitiert werden.

5. Nutzung bestehender Sicherheitsdatenblätter

Die meisten Unternehmen beginnen nicht bei null. Es liegen bereits Lieferantensicherheitsdatenblätter, ältere interne Versionen oder Dokumente externer Berater vor. Prüfen Sie, ob das System vorhandene PDFs einliest, korrekte Originalformulierungen beibehält und nur Anpassungen vornimmt, die durch Aktualisierungen oder das Bestimmungsland bedingt sind. Das manuelle Abtippen von sechzehn Abschnitten verursacht den Großteil des verdeckten Arbeitsaufwands.

6. Transportklassifizierung passend zur Einstufung

Abschnitt 14 verlangt UN-Nummer, offizielle Benennung für die Beförderung, Klasse und Verpackungsgruppe gemäß ADR. Die Transportklassifizierung unterliegt gesonderten Regelwerken (UN-Modellvorschriften, ADR/RID/ADN, IMDG, ICAO-TI). Sie muss mit der CLP-Einstufung harmonieren, ergibt sich jedoch nicht vollautomatisch daraus. Eine geeignete Software sollte Vorschläge auf Basis der aktuellen ADR-Tabellen unterbreiten, die eine fachkundige Person anschließend bestätigt.

7. Vollständige Bearbeitbarkeit aller Abschnitte

Die Verantwortung für das Sicherheitsdatenblatt trägt stets der Lieferant, nicht der Softwareanbieter. Eine fachkundige Person muss jedes Datenfeld vor der PDF-Freigabe einsehen und anpassen können. Das System sollte frühere Versionen archivieren, anstatt sie zu überschreiben.

8. Transparente Kosten pro Sicherheitsdatenblatt

Es gibt drei verbreitete Preismodelle: Jahreslizenzen, monatliche Abonnements mit Produkt- oder Sprachlimits und feste Abrechnungen pro erstelltem Sicherheitsdatenblatt. Lizenzverträge erscheinen oft günstig, bis Sprachpakete, Zusatznutzer und Mindestlaufzeiten hinzukommen. Berechnen Sie Angebote immer auf Basis der Kosten pro Produkt und Sprache.

SDS Studio™ setzt auf das dritte Modell: €59 + MwSt. pro Sicherheitsdatenblatt, pro Produkt und Sprache, ohne Abonnement. Jedes Unternehmen kann ein vollständiges Projekt kostenfrei und ohne Angabe von Zahlungsdaten testen, bevor Kosten entstehen.

Checkliste für Software-Präsentationen

Bringen Sie zu jedem Präsentationstermin ein reales, komplexeres Gemisch mit und prüfen Sie die Funktionalität anhand dieser Punkte:

• CLP-Gemischeinstufung wird berechnet und der Rechenweg ist nachvollziehbar.
• Harmonisierte Daten nach Anhang VI, SCLs und M-Faktoren werden automatisch angewendet.
• Physikalische Gefahren werden nicht ungeprüft von Inhaltsstoffen übernommen.
• H-, EUH- und P-Sätze entsprechen dem amtlichen Wortlaut der jeweiligen Sprache.
• Bestimmungsland wird unabhängig von der Dokumentensprache ausgewählt.
• Bestehende Sicherheitsdatenblätter können als PDF importiert und inhaltlich übernommen werden.
• ADR-Daten für Abschnitt 14 werden passend zur Einstufung vorgeschlagen.
• Jeder Abschnitt lässt sich manuell bearbeiten und frühere Versionen bleiben gespeichert.
• Die Gesamtkosten für ein fertiges Sicherheitsdatenblatt in einer Sprache sind exakt bezifferbar.

Erreicht ein Programm sieben oder mehr Punkte, lohnt sich ein Praxistest. Bei weniger als fünf Punkten verbleibt der Großteil der regulatorischen Arbeit bei einer manuellen Bearbeitung.

Häufig gestellte Fragen